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Comment planifier votre budget ?
Budgétiser est l'une des plus importantes tâches d'un événement TEDx.
Bien sûr, vous ne voulez pas perdre d'argent.
De manière générale, vous devrez payer votre équipe,
votre salle, les équipements techniques, la restauration et la communication.
Vous pouvez obtenir un revenu avec la vente de ticket et le mécénat.
Donc, prenez votre temps pour planifier,
tenez à jour votre budget, et demandez à d'autres organisateurs TEDx de vous aider.
Tout d'abord, jetons un œil aux coûts.
Une bonne équipe est la clé.
Plus vous et votre équipe pourrez assumer de rôles, mieux ce sera.
Pour les autres tâches, essayer d'impliquer des bénévoles et de convaincre des partenaires de travailler gratuitement.
Les intervenants ne sont pas payés. C'est une des règles de TEDx.
Cependant, vous devrez payer pour les frais de transport, d'hébergement et de nourriture.
Pour l'événement, il vous faut louer un bon endroit.
Si c'est votre premier événement TEDx, commencez avec une petite salle, voire une moyenne.
Il vaut mieux avoir un auditorium plein que des sièges vides.
Incluez toujours la location de l'équipement, les frais de personnel et de transport dans vos calculs.
Gardez à l'esprit que des endroits peu accessibles induisent des frais de transport plus élevés.
Vous faut-il des assurances et des autorisations ?
Et pensez aux frais de nettoyage après l'événement.
Prévoyez les moyens techniques pour l'événement.
Vous allez avoir besoin d'un système de présentation en direct,
de projecteurs, d'écrans, de microphones, de son, de lumière et d'ordinateurs.
Pour des raisons documentaires, vous devrez avoir des caméras,
et demandez à un photographe de couvrir l'événement.
Soyez vigilants : les coûts de post production sont souvent sous-estimés.
Si vous voulez un flux en direct, assurez-vous d'avoir une connexion Internet sure et rapide.
Vérifiez quels équipements sont déjà disponibles et inclus dans votre lieu.
Devez-vous louer de l'équipement additionnel ?
Durant les pauses de votre événement TEDx, il est bien vu de fournir de la nourriture et des boissons.
Pour calculer les frais de bouche,
multipliez le nombre de personnes attendues par le coût par personne.
Décidez de la quantité et de la qualité de la restauration,
en fonction de l'heure et de la durée de votre événement.
Pour réduire les coûts, un buffet peut être remplacé par des snacks légers ou des petits fours.
Les sponsors peuvent vous aider à abaisser les frais de restauration.
Pour attirer des invités, vous devrez concevoir et produire un paquetage de communication.
Une invitation imprimée ou par e-mail,
du matériel publicitaire, un site web, des badges et un livret du programme.
Ainsi que la marque de fabrique TEDx pour la scène et les écrans.
Il est toujours préférable de travailler avec un designer professionnel.
Les résultats seront sensiblement meilleurs.
Calculez les coûts de production, les frais postaux et de publicité.
Votre principale source de revenu sera la vente de tickets.
Multipliez le nombre potentiel de participants, et pas de sièges, avec le prix de l'entrée envisagé.
Les prix doivent être suffisamment bas pour attirer une large audience.
Gardez à l'esprit qu'il faut prévoir un certain nombre de tickets gratuits
pour les intervenants, l'équipe, la presse et les sponsors.
A la fin, les coûts et les revenus doivent, bien sûr, être équilibrés.
Si ce n'est pas le cas, les sponsors peuvent vous donner un soutien financier supplémentaire.
Avant de finaliser votre budget, il est toujours bon
de parler avec d'autres organisateurs pour échanger des idées et des expériences.
Bonne chance pour calculer votre événement TEDx.
[Produit par TEDxBerlin]
[Producteur / narrateur : Stephan Balzer]
[Illustration : Marvin Clifford]
[Direction artistique : Marko Thorhauer]
[Bruitage: Lars Damm]