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Dans le cadre de votre travail, vous pouvez être amené à planifier
et à coordonner des événements pour le compte d'une autre personne.
Prenons l'exemple de Meredith qui va déléguer l'accès à son agenda à son assistant, David.
Ainsi, ce dernier pourra envoyer une invitation à leur collaborateur, Frank.
D'abord, Meredith doit donner à Dave un accès direct aux agendas qu'il doit gérer.
Dave peut ainsi créer des événements, les modifier et accepter ou rejeter des invitations au nom de Meredith.
Il ne peut toutefois ni modifier les paramètres de sa supérieure, ni accéder à ses contacts ou à sa liste des tâches.
Pour octroyer un droit d'accès à un délégué, Meredith doit se connecter à son agenda.
Elle clique sur l'icône en forme de roue dentée, puis sélectionne "Paramètres" dans le menu.
Meredith sélectionne l'agenda qu'elle veut déléguer à Dave, puis elle clique sur le lien de partage.
Elle saisit l'adresse de Dave, puis choisit "Apporter des modifications ET gérer le partage".
Lorsque Dave accède à son propre agenda, il voit le nom de Meredith dans sa liste "Mes agendas".
Les événements de Meredith s'affichent. Il peut les masquer en cliquant sur son nom.
Dave peut modifier la couleur de l'agenda de Meredith pour un meilleur confort visuel.
Souhaitant être averti des modifications apportées aux événements de Meredith, il configure des notifications.
Il clique sur "Rappels et notifications" dans le menu de l'agenda, puis il sélectionne des options.
Il choisit des notifications par SMS afin d'être averti des changements et annulations de dernière minute pendant ses déplacements.
Dave choisit également de recevoir chaque matin l'agenda de Meredith par e-mail.
Dave configure aussi des rappels par défaut pour tous les événements de l'agenda de Meredith.
Il définit l'envoi d'un pop-up 10 min avant les événements de Meredith et d'un e-mail 1 h avant les réunions.
Seul Dave reçoit ces notifications et rappels. Meredith doit les configurer si elle veut en recevoir.
Dave peut à présent créer un événement pour Meredith.
Il procède comme d'habitude, mais sélectionne l'agenda de Meredith avant d'enregistrer l'événement.
L'événement apparaît dans la couleur configurée pour l'agenda de Meredith.
Dave peut ajouter des informations, envoyer des invitations et créer un appel vidéo.
Quand Frank se connecte, il a reçu une invitation et l'événement apparaît dans son agenda.
L'invitation indique que Dave a créé l'événement, mais qu'il est organisé par Meredith.
Pour toute question, consultez notre centre de formation à l'adresse learn.googleapps.com.