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Découvrons les pièces jointes dans Smartsheet.
La fonction Pièces jointes de Smartsheet permet d’accéder
en un clic aux fichiers et ressources en ligne
associés à l’activité que vous suivez.
Joignez des fichiers depuis un ordinateur, un site Web,
et consultez-les sur Smartphone ou iPad.
Pour commencer, cliquez sur l’icône trombone d’une ligne.
La fenêtre des pièces jointes à la ligne s’ouvre.
On y trouve des boutons pour envoyer des pièces jointes,
charger de nouveaux fichiers ou joindre des ressources en ligne.
Pour charger des fichiers de votre ordinateur, cliquez sur « Télécharger »
et sélectionnez les fichiers souhaités.
Ceci fait, cliquez sur « Ouvrir » pour lancer le téléchargement.
Une fenêtre de progression affiche des informations
sur la taille et le statut des fichiers à charger.
Une fois le téléchargement terminé, ils apparaissent dans la fenêtre.
Pour chaque pièce jointe, vous pouvez voir son nom,
sa date d’ajout,
l’auteur de l’ajout,
sa taille et son emplacement sur la feuille.
Pour modifier un fichier téléchargé, il faut le récupérer,
ouvrir le programme d’origine, ici Microsoft Word,
le réenregistrer
et télécharger la nouvelle version.
Lorsque de nouvelles versions sont chargées, le nombre
total de versions est indiqué. En cliquant sur ce petit indicateur,
on peut voir la liste de toutes les versions, leur date de chargement,
et même les changements de nom.
Le bouton « Joindre de » permet de joindre des liens vers des ressources en ligne
comme un document Google ou une URL.
On sélectionne un document Google de la liste en cliquant dessus.
On peut aussi créer un nouveau document, tableur ou présentation Google.
Prenons par exemple « Bellevue Project » dans la liste.
Comme il s’agit d’une ressource en ligne, elle ne se télécharge pas.
Elle fonctionne comme un lien et s’ouvre dans un navigateur.
Pas besoin de la récupérer, de la réenregistrer et de la télécharger à nouveau.
Après avoir téléchargé ou lié les pièces jointes, nous pouvons faire plusieurs choses.
On peut les envoyer par e-mail en cliquant sur l’icône de message.
La fenêtre Envoyer la pièce jointe s’ouvre alors.
Saisissez l’adresse du destinataire, mettez-vous en copie et c’est tout.
En fait, Smartsheet envoie des liens vers les pièces jointes, pas les fichiers eux-mêmes.
Cela permet d’accéder plus vite aux pièces jointes
et d’éviter tout problème de limitation de la messagerie.
Par sécurité, les pièces jointes ont une date d’expiration.
Un menu est disponible pour chaque pièce jointe en cliquant sur la flèche
ou en cliquant n’importe où sur la pièce jointe.
La case à droite est destinée aux actions sur plusieurs fichiers.
On peut télécharger, envoyer ou supprimer plusieurs fichiers à la fois.
L’onglet Pièces jointes affiche les pièces jointes
à toutes les lignes de la feuille que vous utilisez.
On peut aussi joindre des fichiers dans cette fenêtre sans utiliser de ligne précise.
Quand on clique sur le nom de la pièce jointe, elle est automatiquement téléchargée
s’il s’agit d’un fichier chargé. Elle s’ouvre dans un navigateur pour les ressources en ligne,
ou dans une fenêtre d’aperçu pour les fichiers image standard.
Votre travail est ainsi centralisé.
C’était les pièces jointes dans Smartsheet.