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Bienvenue dans Smartsheet.
Smartsheet est une application en ligne unique
conçue pour vous aider à suivre tous types de travaux.
À la base de Smartsheet, il y a une feuille
aussi flexible et facile à utiliser qu’un tableur,
mais en beaucoup plus puissante.
En ligne, dans le nuage, Smartsheet est conçu
pour un accès rapide et facile et pour la collaboration.
Il n’existe qu’un seul exemplaire de vos données, que votre équipe peut voir
et modifier en même temps depuis n’importe quelle machine, Smartphone ou iPad.
Sur un tableur ordinaire, les colonnes sont
intitulées A, B, C et ainsi de suite.
Mais dans Smartsheet, les colonnes sont différentes.
Chacune a son propre nom et sa finalité,
qu’il s’agisse d’une liste de dates ou du suivi des statuts.
Vous pouvez déplacer une colonne n’importe où, Smartsheet
en conservera toutes les informations et interdépendances.
Smartsheet possède aussi des fonctions puissantes
qui n’existent pas dans les tableurs traditionnels.
On peut ainsi stocker des fichiers
et y accéder directement depuis la feuille.
On peut faire ressortir les modifications
apportées depuis une certaine date
et suivre ces modifications.
Dans Smartsheet, chaque fonction, chaque outil est complémentaire
pour que vous accédiez vite et facilement à vos données.
Découvrons rapidement les différents aspects de Smartsheet
pour vous familiariser avec son utilisation.
Commençons par étudier la disposition.
La simplicité de Smartsheet tient à sa disposition
En haut, vous trouvez l’e-mail de connexion.
En cliquant dessus, vous accédez au menu du compte.
Juste en dessous se trouve l’onglet Accueil, qui donne accès
à toutes vos feuilles Smartsheet et à leur organisation.
Quand une feuille est ouverte,
elle apparaît sous forme d’onglet à côté de l’Accueil.
Voyons les trois manières de créer une feuille Smartsheet.
Vous pouvez d’abord cliquer sur l’onglet + vert
et sélectionner NOUVELLE FEUILLE VIDE.
Une feuille vide est très générique, elle n’a pas de colonnes prédéfinies.
Si vous ne voulez pas commencer de zéro,
les modèles sont un moyen rapide et facile de débuter
avec des colonnes définies et des fonctions d’organisation
conçues en fonction du type de travail.
La feuille ainsi créée peut ensuite être adaptée à vos besoins.
La troisième option consiste à importer des données
depuis un tableur, un document Google ou un fichier MS Project.
Cela crée une nouvelle feuille Smartsheet
utilisant les noms de colonnes des données existantes.
À présent, examinons Smartsheet de plus près.
À gauche, vous trouvez la barre d’outils.
Et en bas, les outils spécifiques à Smartsheet.
C’est là que l’on accède à la plupart des outils de collaboration.
Regardons d’abord les colonnes de plus près.
Une feuille Smartsheet se compose de colonnes
ayant chacune un nom et un type de colonne.
Ce type de colonne aide Smartsheet à mieux comprendre les données
mais il est très flexible.
Même avec un type de colonne défini,
vous pouvez quand même entrer la valeur de votre choix.
Ainsi, quand je travaille dans une colonne de date,
si je ne connais pas la date, je peux noter TBD (À fixer).
Pour accéder au menu d’une colonne,
cliquez sur le triangle en haut pour le faire apparaître.
Vous y trouverez des options pour insérer ou supprimer des colonnes
et modifier leurs propriétés.
Pour déplacer une ou plusieurs colonnes,
sélectionnez-les puis déplacez-les
simplement vers leur nouvel emplacement.
Dans Smartsheet, chaque feuille a une colonne principale.
Son nom apparaît en gras, à la différence des autres colonnes.
Smartsheet utilise la colonne principale pour décrire la ligne.
Ainsi, par exemple, pour la fonction Envoyer la ligne,
Smartsheet utilise les données de la colonne principale
comme objet de l’e-mail envoyé.
Quand vous créez une feuille, cette colonne
est en quelque sorte le titre des lignes.
Sur la gauche de la feuille
se trouvent 3 colonnes qu’on ne peut pas déplacer.
La première sert à ajouter une pièce jointe à une ligne.
La deuxième, à ajouter une discussion à la ligne.
Et la troisième, à ajouter un rappel à la ligne.
Le bas de la feuille est composé de lignes avec des numéros.
On peut sélectionner et déplacer une ligne de la même
façon que les colonnes.
Cliquez sur l’en-tête de ligne pour la sélectionner
et appuyez sur Ctrl pour en sélectionner plusieurs.
Puis, par un simple glisser-déplacer,
déplacez la ligne n’importe où sur la feuille.
Une petite flèche bleue apparaît
pour indiquer où la ligne arrivera.
Pour accéder au menu d’une ligne, cliquez sur le triangle vert.
Vous y trouverez des opérations telles que
INSÉRER, SUPPRIMER, etc.
Pour insérer une ligne, vous pouvez appuyer sur la touche Inser du clavier.
Depuis le menu, vous pouvez aussi insérer plusieurs lignes.
Après avoir créé votre feuille,
vous pouvez ajouter des données par copier-coller.
Pour coller des informations dans Smartsheet
depuis une autre application,
utilisez Ctrl+C pour copier et Ctrl+V pour coller.
Quand vous collez des données,
si vous cliquez une fois sur la cellule avant de coller
les données occuperont la cellule et ses voisines.
Si vous cliquez deux fois sur la cellule, elle entre en mode d’édition,
et toutes les données seront collées dans cette cellule.
Pour ajouter un retour à la ligne dans une cellule,
appuyez sur Ctrl puis sur Entrée.
Quand vous modifiez une cellule, appuyez sur Entrée
pour passer à la cellule en dessous.
Le réglage de la hauteur de ligne ne pose aucun problème,
car Smartsheet s’en occupe tout seul avec le retour à la ligne.
Vous pouvez créer une structure simple entre des lignes
en sélectionnant la ligne secondaire et l’outil Retrait positif.
Vous pouvez masquer alors les lignes secondaires en cliquant sur le signe.
La structure simple se défait avec le bouton Retrait négatif.
Pour la mise en forme des cellules, utilisez les boutons de la barre d’outils à gauche.
On y trouve les styles de texte,
les polices,
l’alignement,
les couleurs,
les noms et les formules.
Pour saisir les mêmes valeurs dans des cellules
voisines, vous pouvez les faire glisser
en cliquant en bas à droite d’une cellule et en déplaçant
cet angle jusqu’aux cellules de destination des données.
Sur chaque ligne, vous pouvez joindre tous les fichiers de votre choix.
Il suffit de cliquer sur le trombone dans la colonne Pièces jointes
et de sélectionner les fichiers souhaités.
Ils se chargent jusqu’à 10 à la fois, sans limite de quantité.
Si vous devez consigner ou garder la trace d’un long texte,
trop long pour une cellule,
servez-vous de la colonne Discussion pour coller vos données.
Les discussions sont pratiques pour suivre vos interlocuteurs
ou la collaboration sur certains points de votre feuille.
Vous annulez vos modifications d’un simple clic
sur les boutons annuler ou rétablir de la barre d’outils,
ou les touches Ctrl+Z pour annuler et Ctrl+Y pour rétablir.
Cependant, une fois cliqué sur Enregistrer ou sur Ctrl+S,
les modifications enregistrées ne peuvent plus être modifiées.
Avec Smartsheet, d’autres personnes peuvent
facilement collaborer avec vous.
Dans Smartsheet, toutes vos données
restent privées si vous ne les partagez pas.
Pour partager une feuille, cliquez sur le bouton Partage
dans la barre d’outils en bas.
La fenêtre Partage s’ouvre.
Cliquez sur le bouton Partager en haut de la feuille,
puis saisissez l’adresse e-mail des personnes de votre choix.
Vous pouvez envoyer un message avec l’invitation.
Cliquez sur Partager quand vous avez terminé.
Les destinataires reçoivent un e-mail contenant un lien.
S’ils cliquent sur le lien, Smartsheet s’ouvre dans leur navigateur.
S’ils n’ont pas de compte Smartsheet, ils obtiennent un compte
gratuit pour lequel ils doivent choisir un mot de passe.
Ils peuvent ensuite se connecter à Smartsheet
avec leur adresse e-mail et leur mot de passe.
Un compte payant n’est pas nécessaire pour collaborer sur les feuilles partagées avec eux.
Quand vous saisissez une adresse e-mail
pour partager ou envoyer un élément de Smartsheet,
Smartsheet enregistre l’adresse dans votre liste de contacts.
Pour afficher ou modifier cette liste,
cliquez sur votre adresse e-mail en haut à gauche,
puis sur Mes contacts Smartsheet.
Là, vous pouvez associer des noms aux adresses e-mail
ou importer des contacts d’une autre source, comme Google ou Outlook.
Ensuite, dès que vous saisissez les premières lettres d’un nom ou d’une adresse,
une liste déroulante s’affiche pour simplifier la saisie.
Un autre moyen d’autoriser la consultation ou la modification d’une feuille
passe par la fonction Publier.
Cliquez sur le bouton Publier en bas.
Trois options différentes apparaissent pour publier la feuille,
dont une option autorisant les modifications des autres.
Le lien d’aperçu vous permet de voir
ce que verra un éditeur de la feuille publiée.
Vous noterez qu’il peut changer les valeurs de la feuille.
Quand vous partagez une feuille, vous ne voulez peut-être pas
que l’on modifie certaines lignes ou colonnes.
La fonction Verrouillage empêche les éditeurs
de modifier les lignes et colonnes verrouillées.
Il faut avoir des droits d’administrateur pour
modifier des informations verrouillées.
Voici ce que verrait un éditeur de la feuille.
Lorsqu’une cellule est sélectionnée, la liste déroulante
n’apparaît pas et la cellule est surlignée en gris.
Vous pouvez aussi envoyer une capture de la feuille
au format PDF ou Excel.
Cliquez sur Fichier puis sur Envoyer en tant que pièce jointe,
et choisissez vos destinataires.
Si vous souhaitez que quelqu’un ne voie qu’une partie des lignes,
vous pouvez envoyer une capture avec l’option Envoyer la ligne.
Sélectionnez les lignes puis, dans le menu de la ligne, Envoyer les lignes.
Vous pouvez ensuite choisir les destinataires.
Si vous souhaitez que la feuille soit mise à jour,
sans que l’on ait accès à la feuille entière,
utilisez la fonction Demande d’actualisation.
L’e-mail envoyé affiche les données de la ligne
et un lien permettant de les actualiser ou de les modifier.
L’option Smartform permet de créer un formulaire Web simple
pour la saisie de nouvelles lignes de données sur votre feuille.
Quand vous l’enregistrez,
le lien et le code d’intégration du formulaire apparaissent ici.
Utilisez le lien Aperçu pour accéder
au formulaire Smartform et le tester.
Le formulaire peut être adapté à vos couleurs et à votre logo.
À force de créer des feuilles,
vous devrez peut-être les organiser pour y accéder et les partager.
Sur l’onglet Accueil, figurent toutes les feuilles
que vous créez ou partagez, aisément organisables.
Cliquez sur le dossier Feuilles à gauche
pour afficher la liste de vos feuilles à droite.
Vous pouvez trier la liste en cliquant sur un en-tête de colonne.
Les dossiers sont faciles à créer et utiliser.
Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Dossier.
Une fois le dossier créé,
vous pouvez créer des feuilles dans le dossier lui-même,
ou déplacer des feuilles existantes dans le dossier.
Toutes les feuilles créées sont privées
à moins d’être créées dans un espace de travail.
Dans un espace de travail, vous donnez les autorisations
une seule fois. Tout ce qu’il contient héritera de ces autorisations.
Cliquez sur l’icône Dont je suis propriétaire
pour afficher toutes les feuilles dont vous êtes propriétaire.
Cliquez sur l’icône Partagées avec moi
pour voir la liste de toutes les feuilles partagées
avec vous dont d’autres sont propriétaires.
Smartsheet vous permet de ne rien perdre
de tout ce que vous suivez.
Vous fixez des rappels pour les dates importantes
et êtes informé par e-mail.
Vous pouvez fixer vos rappels
pour une seule ligne
ou toute une colonne de dates.
Quand d’autres modifient votre feuille,
un e-mail peut vous informer des modifications
grâce à l’option Notifications.
Vous contrô*** la fréquence des e-mails envoyés
et les éléments de la feuille qui vous intéressent.
Mais vous ne recevez aucune notification de vos propres modifications.
Faire le tri des informations et s’y retrouver peut-être difficile,
surtout quand vous travaillez à plusieurs
sur différents projets.
Smartsheet possède des outils spécifiques prévus justement
pour trouver rapidement des données.
La fonction Faire ressortir les modifications
permet de voir clairement les modifications
survenues dans une période donnée.
Vous suivez ainsi aisément l’activité récente sur votre feuille.
Après des modifications, les valeurs de chaque cellule sont conservées
dans un historique vous permettant de retrouver vos données.
Vous y trouverez non seulement toutes les valeurs saisies,
mais aussi leur auteur et leur date.
Pour faire ressortir certaines valeurs,
par exemple des éléments qui deviennent à risque,
il y a l’outil de mise en forme conditionnelle
qui fait ressortir une ligne ou une colonne.
Il suffit d’une ou deux règles simples, assez rapides à définir.
Pour vous aider à voir les données à votre façon,
vous pouvez trier les lignes d’une feuille
en fonction des données d’une colonne.
Pour afficher tous les éléments relatifs à quelque chose,
vous pouvez filtrer la colonne.
Dans le menu de la colonne, cliquez sur Filtrer la colonne
et sélectionnez les éléments souhaités.
Seules les lignes correspondant aux critères sont affichées.
Pour désactiver un filtre, cliquez sur Retirer le filtre.
La fonction de rapport ressemble au filtrage des colonnes,
sauf qu’elle vous permet de consulter
plusieurs feuilles pour afficher seulement
les lignes correspondant à vos critères.
Il est ainsi facile de voir les éléments comparables de plusieurs feuilles.
Par exemple, vous pouvez créer un rapport
sur toutes les tâches qui vous sont attribuées.
Les lignes affichées sont modifiables.
Vous pouvez les mettre à jour dans le rapport.
Quand vous enregistrez,
les modifications sont enregistrées sur la feuille d’origine.
Les rapports peuvent ainsi servir de listes de travail.
Avec la fonction Recherche,
vous pouvez chercher dans toutes les données
de vos feuilles et y accéder facilement.
Cliquez sur le lien Recherche
et saisissez le texte demandé.
Dans les résultats, vous pouvez atteindre facilement
l’élément contenant le texte recherché.
La vue Agenda permet de consulter les dates de votre feuille
comme sur un calendrier.
Vous voyez ainsi si vos journées
seront chargées ou plus calmes.
Le diagramme de Gantt affiche la chronologie des dates.
Vous voyez ainsi si des éléments se chevauchent
ou s’il y a de la marge entre eux.
Vous pouvez aussi créer des interdépendances,
de sorte que l’élément suivant ne commence
qu’une fois le précédent terminé.
Le Tableau de bord vous présente ensemble
les feuilles récemment mises à jour,
les prochains rappels,
les lignes ajoutées à vos favoris,
et une liste de tâches pour une saisie rapide.
Merci d’avoir regardé cette vidéo d’introduction à Smartsheet.
Pour découvrir d’autres fonctions de Smartsheet
ou obtenir de l’aide sur un sujet précis,
cliquez sur le lien Aide.
Il donne des astuces visuelles simples quand vous travaillez dans Smartsheet.
Vous pouvez aussi consulter les didacticiels d’aide
ou une vidéo détaillée sur un outil donné.
Ils sont là pour ça.
Si vous voulez donner votre opinion,
nous serons ravis de l’entendre.
Chez Smartsheet, nous nous efforçons sans cesse
d’améliorer notre produit en écoutant nos clients
pour améliorer ou créer de nouveaux outils pour l’ère numérique.
C’était l’introduction à Smartsheet.