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Si vous créez une application riche en contenu comme un site Web,
il y a plusieurs raisons de choisir Alfresco plutôt qu’une base de données classique.
Je vais vous donner les 10 raisons principales.
1 : la performance de gestion du contenu.
Les bases stockent du texte et des chiffres, mais pour des types d'informations moins courants,
elles les archivent dans des "blobs", de gros objets binaires.
Elles ne savent pas trop comment les gérer.
Elles peuvent héberger mais pas vraiment traiter ces gros objets.
Alfresco archive ces objets directement au format d'origine dans un système de fichiers
pour de meilleures performances.
2 : la souplesse du modèle de contenu.
Avec une base de données, afin d'archiver des attributs ou des informations sur une information,
ce qu'on appelle les métadonnées,
on prédéfinit un nombre de colonnes dans la structure de la base de données.
Au départ, c'est pratique, mais plus difficile à modifier ultérieurement.
Alfresco fait évoluer votre modèle de contenu en utilisant ce que l'on appelle des Aspects.
Vous appliquez les éléments des métadonnées à divers objets du système
en fonction de vos besoins et de l'évolution de la gestion de vos contenus.
3 : la granularité des permissions sur les contenus.
Les bases de données savent définir les permissions aux objets au niveau des tables,
mais pas au niveau des enregistrements ou des documents eux-mêmes.
Alfresco offre un haut niveau de granularité pour définir l'accès à différents objets
afin de contrôler qui peut voir quoi, faire quoi
et modifier différents types d'informations dans l’entrepôt.
4 : la collaboration sur du contenu et la gestion des versions.
Les bases de données ne savent pas vraiment comment gérer
la collaboration sur l'élaboration de nouvelles informations.
C'est une chose de stocker un nouveau document,
mais c'en est une autre de conserver et de mettre en oeuvre
tous les processus qui mènent à l’élaboration de nouveaux documents dans un entrepôt.
Alfresco le fait directement
en activant tout le contrôle de sécurité des versions
et aussi les fonctions de collaboration d'Alfresco Share.
On peut former des espaces de collaboration, inviter des collègues
et créer de nouvelles versions de contenus divers.
5 : la recherche intégrale du texte et des métadonnées.
Les bases de données stockent correctement toutes les informations textuelles,
les attributs ou métadonnées.
Certaines peuvent aussi indexer elles-mêmes le contenu des documents
mais cela varie en fonction des différents systèmes.
Certaines bases de données le gèrent, certaines non.
De son côté, Alfresco vous offre une certaine souplesse.
Qu’il s’agisse d’une information au sein d'un document ou d’une métadonnée sur celui-ci,
vous pouvez répertorier, rechercher et retrouver cette information individuellement.
6 : les règles automatisées pour le contenu.
Avec tous ces contenus gérés,
comment traiter leur conservation dans le système ?
Les règles sont un bon moyen dans Alfresco, et via l’interface utilisateur,
de définir un traitement automatique des documents, quel que soit le mode de leur dépôt dans l’entrepôt.
Les informations sont conservées et traitées de manière cohérente.
7 : les processus ou workflows.
C'est un bon exemple qui rejoint les règles.
Comme pour la collaboration, les bases de données ne savent pas gérer
n'importe quel type de processus d’entreprise.
Il faut soit le développer soi-même, soit incorporer un moteur de processus séparé.
Alfresco inclut un moteur de gestion des processus.
Vous contrô*** les révisions que vous déléguez, et laissez les gens gérer les contenus individuellement.
Ainsi vous déléguez et pouvez toujours contrôler le déroulement des procédures
vous auditez et rapportez les évènements qui se produisent dans l’entrepôt.
8 : les notifications.
On peut notifier et avertir de façon active les membres d'une équipe
des modifications d'un document
pendant que de nouveaux contenus sont ajoutés à un espace collaboratif.
Alfresco vous permet de le faire directement.
Si vous le faites sur une base de données, vous retrouvez les même limites que pour les processus,
il vous faudra le construire vous-même.
Les bases de données ne savent pas gérer ça.
9 : le support natif des outils classiques de création de contenu.
Du point de vue utilisateur, c'est sans doute
la valeur ajoutée la plus importante d'Alfresco.
Avec Alfresco, vous permettez aux utilisateurs de continuer à collaborer sur des objets dans l’entrepôt
sans changer leur façon de travailler.
On peut continuer à utiliser Word
en fournissant un accès direct à l’entrepôt depuis un système de fichiers via des protocoles tels que CIFS.
Permettez-leur de gérer leurs contenus avec Alfresco par client email, en utilisant le protocole IMAP.
On peut ajouter avec d'autres applications des contenus dans Alfresco à travers un accès WebDAV ou FTP,
ou même via le protocole SharePoint
qui permet à l'utilisateur final de profiter des fonctions de partage
qui existent dans la suite Microsoft Office client.
Et enfin, 10 : le CMIS est le bon protocole pour gérer du contenu.
On n'a pas réinventé la roue.
Les bases de données permettent de chercher des informations via SQL,
conçu pour les informations texte ou numériques
mais sans savoir quoi faire avec différents types de documents, sans permettre
les fonctions de gestion de contenu dont on a besoin.
Le CMIS ou Content Management Interoperability Services
inclut par définition
un langage de recherche spécifique à la gestion de contenu.
Il est basé sur le SQL 92
mais il permet toutes les fonctions de gestion de contenu
qui peuvent être exécutées pour certaines informations.
C'est l'outil approprié pour ce genre de tâche
et c'est plus efficace que de construire quelque chose de bancal
à partir du standard SQL des bases de données.
Voici donc les dix raisons principales. Merci de m'avoir écouté.
Si vous avez des questions,
contactez-moi directement par email : scott.davis@alfresco.com �